Доброго дня, шановні студенти групи М-21

 

     1 червня 2020 р. Навчальна практика з діловодства  (30 год.)

 

 

     Сьогодні виконуємо тест за опрацьованими темами. Тест обов'язковий для виконання усіма студентами.

          Тривалість тесту обмежена в часі. На виконання кожного завдання дається до 3 хв. 

          Тест буде доступним за 15 хв. Маєте час на повторення.  

  

 

 

 

___________________________________________________________________

     

      ( 28 травня )  - 29 травня 2020 р.  Навчальна практика з діловодства  (30 год.).

 

       Тематический блок: " Організація документообігу"

 

 

       Завдання 1.     Опрацюйте теоретичний матеріал "Організація роботи з документами".                                        Зробіть опорний конспект.

 

   Організація роботи з документами в організаціях — це створення оптимальних умов для всіх видів робіт з документами, починаючи зі створення або приймання документа та закінчуючи його знищенням або передачею в архів на архівне зберігання. В організації з різними групами документів здійснюються різні види робіт.

 

В організаціях, як правило, здійснюється централізований документообіг, тобто всі важливі документи проходять через спеціальні органи, які займаються організацією руху документів в організації, упорядкуванням їх збереження та використання при здійсненні управлінської діяльності. Однак крім централізованого документообігу існують спеціалізовані документообіги (у підрозділах організації, у відділах спеціалізованого діловодства тощо). В залежності від територіального розташування структурних частин організації, розміру, характеру та обсягу ці роботи можуть вестись централізовано або децентралізовано.

 

При повній централізації діловодства приймання, реєстрація, контроль за виконанням і відправленням документів, а також формування справ відбувається в одному місці в організації — канцелярії або секретаріаті — і зосереджено в руках однієї особи, секретаря чи діловода. Централізована форма є найбільш доцільною, оскільки вона дає можливість широко застосовувати засоби механізації та автоматизації всіх процесів діловодства, а також впроваджувати сучасні засоби організаційної техніки, програмного забезпечення, досягти максимального завантаження робочого дня службовців діловодної служби.

 

У великих організаціях, особливо територіально розпорошених, зі значним обсягом робіт застосовується часткова централізація діловодства, при якій окремі операції, переважно важливі або трудомісткі, наприклад, контроль за виконанням або розмножуванням документів виконують в одному місці, а інші види робіт передаються структурним підрозділам. У практичній діяльності відома також така форма організації діловодства, як децентралізація, коли всі види робіт з документами здійснюються безпосередньо в структурних підрозділах.

       З метою стандартизації, уніфікації як самого документа, так і його руху в організації на підприємствах розробляються інструкції з діловодства, які затверджуються керівником підприємства. Інструкція з діловодства є нормативним документом, що регламентує організацію, правила та процеси створення документів, порядок роботи з ними. До інструкції додаються форми та зразки документів, які використовуються в організації, обліково-реєстраційні форми (номенклатури справ, описи тощо), довідково-методичний матеріал (перелік документів, які не підлягають реєстрації, схеми документообігу тощо). Для органів державного управління та місцевого самоврядування така інструкція була затверджена постановою Кабінету Міністрів України № 1153 від 17 жовтня 1997 р. Спираючись на цю інструкцію, кожна організація, на яку розповсюджується її дія, розробляє власну інструкцію з урахуванням власних особливостей.

 

Види робіт з документами

Складова частина діловодства Операції діловодства Групи документів     внутрішні вихідні вхідні ДОКУМЕН-ТУВАННЯ Складання проекту документа   Обов’язково Обов’язково Не використовується Узгодження проекту зі спеціалістами   можливо можливо Не використовується Перевірка правильності оформлення документів   Обов’язково Обов’язково Не використовується Підписання (затвердження документів керівником) Обов’язково Обов’язково Не використовується Реєстрація   Можлива відправка Можлива розмітка Не використовується ОРГАНІЗА-ЦІЯ РОБОТИ З ДОКУМЕН-ТАМИ Контроль за виконанням можливо можливо можливо Виконання документа   Обов’язково можливо Обов’язково Формування справ   Обов’язково Обов’язково Обов’язково Поточне зберігання і використання   Обов’язково Обов’язково Обов’язково Передача на архівне зберігання можливо можливо можливо Розгляд документів керівником (резолюції)   можливо Не використовується можливо Знищення документів   можливо можливо можливо

      Завдання 2.   Опрацюйте теоретичний матеріал "Структура та обсяг документообігу                                    на підприємстві".  Зробіть опорний конспект.

 

   Документообіг — це рух документів в організації з моменту їх створення або отримання і до завершення виконання або відправлення.До організації документообігу пред’являються наступні вимоги:

     ·         прямоплинність руху документів (документ найкоротшим шляхом потрапляє до виконавця, зворотні переміщення документів виключаються);

      ·         розподіл документів між керівниками і спеціалістами відповідно до їх функціональних обов’язків;

      ·         забезпечення лише необхідного руху документів, виключаючи дублювання, зайві інстанції та дії;

      ·         одноманітність маршруту руху документів і технічних операцій (порядок проходження).

   Документообіг складається з трьох документопотоків. Документопотік — це сукупність документів, що рухаються, та їх маршрути. Раціоналізація документопотоку передбачає рух документів безперервним потоком без затримки. Документопотік характеризується місцем створення чи надходження документів, їх видом, кількістю інстанцій, їх проходженням, характером і послідовністю операцій з документами.

 

   Документопотік вхідних документів — це рух документів, які надійшли в організацію від зовнішніх партнерів. Більшість вхідних документів зазвичай породжують відповідні вихідні, причому у чітко визначені терміни. Терміни встановлюються або нормативними актами, що визначають той або інший час відповіді на відповідний вхідний документ, або терміном виконання, зазначеним безпосередньо у вхідному документі.

 

   Документопотік вихідних документів — рух документів, які складені в організації для використання їх іншими організаціями. Більшість вихідних документів готується на основі внутрішніх документів установи. Невелика кількість вихідних документів може потребувати надходження вхідних документів (наприклад, запити в сторонні організації типу «Прошу видати довідку щодо питання … у термін до…..»).

 

   Документопотік внутрішніх документів — рух документів, які використовуються для організації роботи установи, підприємства. Через канцелярію проходять не всі внутрішні документи, а тільки листування найбільш значних структурних підрозділів (особливо якщо вони територіально віддалені один від одного) і накази та розпорядження керівництва підприємства. Через канцелярію проходять також і внутрішні документи, що породжують вихідні. Зокрема, у відповідності до загальних правил діловодства єдиний засіб відправити запит, лист або матеріали до зовнішньої організації — направити внутрішній документ у канцелярію, де його перетворять у вихідний і відправлять у сторонню організацію.

    Всі документи, що проходять через канцелярію, пов’язані між собою, оскільки у більшості з них міститься посилання на інші документи. Найбільш типовим випадком є вхідний документ, який, як правило, породжує відповідний йому вихідний. Без зв’язків як таких можуть з’являтися лише внутрішні і вхідні документи. В той же час вхідні документи можуть мати зв’язки як з вихідними, включаючи їхню появу, так і з іншими вхідними в процесі узгодження або уточнення відповіді. Всі документи пов’язані між собою як у системі управління, так і в системі виконання, певним чином дублюючи зв’язки.

    Зв’язки в більшості випадків спрямовані за принципом: «керівник — підлеглий». Іноді зустрічаються неспрямовані зв’язки, що об’єднують подібні документи (ті, в яких розглядається одне й те саме питання).

Зв'язок вхідного документа з вихідним

 

 

 

 Підготовка вихідного документа

 

 

Вихідний документ, що знаходиться на контролі

 

 

 

Процес узгодження рішення або уточнення відповіді

 

 

 

Обсяг документообігу визначається як сума вхідних, вихідних і внутрішніх документів за певний період часу (місяць, квартал, рік).

   Річний обсяг документообігу — це вихідна величина для розрахунку чисельності співробітників служби ДЗУ, визначення ступеню завантаженості структурних підрозділів і окремих працівників, а також засіб визначення потреби в організаційній обчислювальній техніці, вибору найбільш ефективної системи реєстрації документів і допоміжного апарату (технічних працівників, кур’єрів тощо). 

 

     Завдання 2.  Опрацюйте теоретичний матеріал "Організація процесу руху документів".                                    Зробіть опорний конспект.

 

      У кожній організації документи знаходяться в постійному обігу, тому існує чітка система здійснення всіх послідовних операцій з документами; приймання і реєстрація, розгляд керівником, порядок проходження документів в організації, їх виконання, контроль за виконанням, формування справ, підготовка і передача справ до архіву.

 

Організація роботи з документами

 

 

 

 

Відповідно до вимог ДСТУ та ЄДСД на кожному документі, що надійшов до установи, робиться відмітка про надходження. Ця відмітка проставляється у вигляді реєстраційного штампу, який проставляють на нижньому полі першого аркуша праворуч. Штамп включає скорочену назву організації, установи або підприємства, дату одержання документа і його індекс.

Основним завданням, яке повинна виконувати канцелярія, є організація проходження по підприємству вхідних документів. Служба ДЗУ відповідає за терміни виконання вхідних документів, тобто виконує контрольні функції: фіксуючи інформацію про те, хто, коли й на скільки затримав виконання документа. Відомі два основних маршрути проходження документа:

·         документ передається безпосередньо виконавцю;

·     документ передається виконавцю після прийняття рішення про виконавця та виконуваних ним дій у центральному апараті управління (директораті).

Під час проходження документа за першою схемою він відразу передається службою ДЗУ на виконання безпосереднім виконавцям (наприклад, інформаційні листи, адресовані конкретній посадовій особі).

 

Таким чином, як видно з рис.10, на вході цього процесу — вхідний документ, на виході — проект вихідного документа, який рухається через службу ДЗУ і стає реальним вихідним документом після його реєстрації у службі.

Схема обробки вхідного документа

без контролю центрального апарату управління 

 

 

 

 

     Другий маршрут означає, що цей документ буде поставлено на контроль. Водночас, його не варто плутати з іншим маршрутом документів, що надходять на виконання в центральні організації. Такі документи характеризуються тим, що відповідальним виконавцем для них є один із заступників керівника організації. Для документів, що проходять другим маршрутом, відповідальним виконавцем є один з керівників середньої ланки, а апарат управління (директорат) здійснює контроль за результатами роботи. Іноді ця процедура має формальний характер. 

 

Схема обробки вхідного документа

з контролем центрального апарату управління 

 

 

 

З реальної практики канцелярій великих організацій відомо, що на контроль ставляться тільки документи, що рухаються за другою схемою, тобто через директорат. Як свідчать працівники канцелярії, справи, що рухаються за першою схемою, часто губляться в ході опрацювання. Якщо в майбутньому хтось із керівників побажає одержати інформацію про таку справу, то в канцелярії виникнуть великі проблеми, і їх розв’язання та з’ясовування місцезнаходження документа забере багато часу.

 

Приймання кореспонденції. Усі документи, що надходять до організації, приймаються загальним відділом, підрозділом, або відповідальною особою. Працівники відкривають всі конверти, за винятком тих, що мають напис «особисто».

У разі пошкодження конверта робиться помітка в поштовому реєстрі. Конверти зберігаються і додаються до документів у тому разі, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та отримання документа або коли в конверті не вистачає деяких документів чи встановлено невідповідність номерів на документі та на конверті. Неправильно оформлені, пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправникові або пересилаються адресатові.

 

Попередній розгляд кореспонденції. Усі документи, що надійшли до організації, підлягають обов’язковому попередньому розгляду. Попередній розгляд здійснюється відповідальною особою. Мета попереднього розгляду документів — розподіл їх на ті, що потребують обов’язкового розгляду керівником організації, підприємства, його заступниками, виконавцями відповідно до функціональних обов’язків, визначення необхідності їх реєстрації, а також встановлення строків виконання документів, які передаються структурним підрозділам чи безпосереднім виконавцям, прийняття рішень по листах, в яких порушуються питання, що не належать до компетенції установи.

Попередній розгляд кореспонденції здійснюється в день її отримання або в перший робочий день після надходження її в неробочий час. Доручення органів вищого рівня, телеграми, телефонограми розглядаються негайно.

Кореспонденція передається на розгляд керівництву через секретаря приймальні, який робить у журналі відповідні записи. Журнал реєстрації вхідних документів оформляють за такою формою: 

 

 

 

 

Не підлягають реєстрації в загальному відділі, секретарем керівника організації, підприємства наступні документи:

1.     копії листів, що надійшли до відома;

2.     графіки, наряди, рознарядки;

3.     зведення та інформації, надіслані до відома;

4.     навчальні плани, програми (копії); 

5.     рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій тощо

6.     прейскуранти (копії);

7.     вітальні листи і запрошення;

8.     друковані видання (книги, журнали, бюлетені);

9.     місячні, квартальні, піврічні звіти;

10.     форми статистичної звітності.

 

   Результати розгляду документів керівництвом фіксуються в резолюціях, у відповідності з якими документи після відповідного оформлення контрольних карток передаються виконавцям. Контрольно-реєстраційна карта, наприклад, Пенсійного фонду України має наступний вигляд: 

 

 

 

     Якщо в резолюції керівництва виконавцями документа зазначено два або більше управління (відділи, посадові особи), то оригінал документа передають управлінню (відділу, посадовій особі), що значиться в резолюції першим. Іншим виконавцям передається копія документа.

 

 

     Завдання 3.  Опрацюйте теоретичний матеріал "Реєстрація документа".                                                                      Зробіть опорний конспект.

 

     Реєстрація документа — це фіксування факту створення або надходження документа шляхом поставлення на ньому умовного позначення — реєстраційного індексу — з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ. Реєстрація документів проводиться з метою їх обліку, здійснення контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в документі інформації.

 

     Реєстрації підлягають документи, що потребують обліку, виконання і використання з довідковою метою. Основним принципом реєстрації документів є однократність. Вхідні документи реєструються у день надходження, створені — у день підписання або затвердження. Зареєстрований документ, що передається з одного підрозділу до іншого, повторно не реєструється. Для реєстрації всіх документів застосовується єдина реєстраційно-контрольна картка, придатна для обробки на ПК, або журнал. При реєстрації кожному документу присвоюється індекс.

 

  Реєстраційний індекс складається з порядкового номера в межах групи документів, що реєструються і доповнюються індексом кореспондента для вихідних документів — індексом управління (самостійного відділу). Складові частини індексу відокремлюються одна від однією косою рискою, наприклад, 415/0 – 13/27 тощо.

Індексами наказів, протоколів, службових розпоряджень є їхні реєстраційні порядкові номери, що присвоюються окремо кожному виду документів в межах календарного року. Облік перелічених документів ведеться в окремих журналах.

 

     Помітки про проходження та виконання документів.

• про надходження (реєстрацію) документа: позначка робиться на нижньому полі в правому кутику першої сторінки документа (реєстраційний штамп);

• про взяття документа на контроль: на лівому полі першої сторінки документа (на рівні заголовку тексту) пишеться слово «контроль» або ставиться літера «К»

• про виконання документа і направлення документа адресатові, а також направлення його до справи: на нижньому полі у лівій частині першої сторінки документа (коротка довідка про виконання, якщо немає документа про виконання; слова «До справи» і номер справи, в якій документ буде зберігатись; дата направлення документа до справи; її назва та підпис виконавця).

 

     Порядок обробки і надсилання вихідних документів. Вихідні документи обробляються і надсилаються централізовано в день їх отримання від структурних підрозділів та виконавців, а ті, що підписані після 15 години — не пізніше, ніж наступного робочого дня.

 

     Під час приймання від виконавців вихідних документів обов’язково перевіряються:

• правильність оформлення документа і розміщення на ньому всіх реквізитів;

• правильність зазначення адреси;

• наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках до нього;

• наявність віз на копії документа, що залишається в справах загального відділу (секретаря районного, міського відділів);

• наявність на документі відмітки про додатки;

• відповідність кількості примірників кількості адресатів.

 

     У реєстраційній картці (книзі, журналі) зазначається номер вихідного документа, дата реєстрації, заголовок (короткий зміст) документа і номер справи, в якій зберігається його копія. Форма журналу має наступний вигляд:

  

 

 

     Завдання 4.  Опрацюйте теоретичний матеріал "Організація контролю за виконанням                                     документів. Строки виконання документів".  Зробіть опорний конспект.

 

 Організація контролю за виконанням документів. Метою здійснення контролю за виконанням документів є сприяння своєчасному та високоякісному їх виконанню. Відповідальність за організацію контролю несуть посадові особи, які займаються організацією ведення діловодства, начальники управлінь, відділів. Контролю підлягають усі документи (вхідні, вихідні, внутрішні), в яких визначено строки виконання.Якщо документ виконується кількома управліннями (відділами), відповідальним за організацію виконання є виконавець, який у резолюції зазначений першим. Він організовує виконання доручення і подає на розгляд керівництву повністю виконаний документ з візами всіх виконавців.

 

Строки виконання документів. Документи можуть бути із зазначенням і без зазначення строку виконання. Строки виконання можуть бути встановлені актами законодавства або зазначені у самому документі. Документи без зазначення строку виконання повинні виконуватись не пізніше, ніж за 30 календарних днів від дати реєстрації, а документи з позначкою «терміново» — протягом 7 робочих днів від дати підписання документа.

Строк виконання документа може бути змінений лише за вказівкою посадової особи, яка його встановила, або посадовою особою, яка її заміщає. У разі потреби строк може бути продовжено за обґрунтованим проханням виконавця, що подається не пізніше, ніж за три робочих дні до закінчення встановленого строку, а щодо документа без зазначеного строку — до закінчення 30-денного строку від дати його одержання.

Контроль за виконанням документів включає такі види робіт:

·                постановку документів на контроль, формування картотеки контрольованих документів;

·                перевірку своєчасного доведення документів до виконавців;

·                попередні перевірки і регулювання ходу виконання;

·                облік і узагальнення результатів контролю за виконанням документів;

·                інформування керівника про хід виконання та підсумки виконання документів;

·                повідомлення про хід та підсумки виконання документів на оперативних нарадах;

·                зняття документів з контролю;

·                формування картотеки виконаних документів.

Документ вважається виконаним лише тоді, коли питання, порушені в ньому, розв’язано, а кореспонденту дано відповідь по суті.

Зняти документ з контролю може тільки та особа, яка поставила його на контроль, при цьому на документі і реєстраційно-контрольній картці (РКК) робиться помітка про зняття з контролю.

 

Завдання 5.  Опрацюйте теоретичний матеріал "Складання номенклатури справ та їх                                                     формування". Зробіть опорний конспект.

 

 Номенклатура справ — систематизований перелік назв справ, що створюються в структурних підрозділах, — є обов’язковим документом управлінь (відділів) апарату управління, за яким здійснюється облік і формування справ у діловодстві. Номенклатура справ складається на кожний діловодний рік для встановлення єдиної системи формування справ за їх змістом та різновидом, для здійснення відбору документів на державне зберігання в процесі діловодства. Вона має наступний вигляд:

 

 

 До номенклатури справ включають всі справи і документи, що відображають документовані ділянки роботи та окремі питання діяльності відповідного структурного підрозділу. За своєчасне та якісне складання номенклатури справ та їх перегляд відповідає керівник структурного підрозділу.

До номенклатури справ не включають друковані видання, збірники постанов Кабінету Міністрів України, «Відомостей Верховної Ради України», брошури, довідники, бюлетені, реферативні видання, експрес-інформацію та інші подібні матеріали.

Найменування справ у номенклатурі повинно в стислій формі відображати склад і зміст документів, що групуються у справах. Основною частиною найменування справи є виклад питання (предмета), з якого вона заводиться, а також вид документа (наказ, розпорядження, довідка, лист тощо).

Кожна справа, включена до номенклатури, повинна мати свій індекс, який складається з індексу управління (відділу) і порядкового номера справи в межах відділу. Наприклад, 02-1-03, де 02 — індекс управління; 1 — індекс відділу; 03 — порядковий номер справи.

Якщо матеріали складаються з кількох томів, то номер тому додається до індексу.

Терміни зберігання справ визначаються згідно з Переліком типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств.

Після закінчення діловодного року номенклатура справ обов’язково закривається. Закриття номенклатури оформляється підсумковим записом, в якому зазначається кількість і категорія фактично заведених справ. Підсумковий запис скріплює своїм підписом начальник управління (відділу).

 

Формування справ — це групування виконаних документів у справі відповідно до номенклатури справ. Під час формування справ потрібно додержуватись таких правил:

·     групувати у справи слід тільки оригінали, у разі їх відсутності — засвідчені у встановленому порядку копії; не допускати до включення у справи чорнових, особистих, дублетних документів, документів, що підлягають поверненню;

·       групувати в справи документи одного діловодного року (за винятком особових, судових, перехідних справ);

·       особові справи формуються протягом усього часу роботи особи в установі;

·       документи постійного строку зберігання та тимчасового слід групувати окремо;

·  до справи слід включати документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс, — спочатку ініціативний документ, а потім усі інші в логічній послідовності;

·       обсяг справи не повинен перевищувати 250 сторінок (30–40 мм завтовшки);

·       документи всередині справи групуються в хронологічному чи логічному порядку або в їх поєднанні.

 

 

Завдання 6.  Опрацюйте теоретичний матеріал "Зберігання документів". 

                             Зробіть опорний конспект.

 

Оперативне зберігання документів. З метою підвищення оперативності розшуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою. З метою забезпечення схоронності справ у структурних підрозділах схоронність документів і справ забезпечується керівниками структурних підрозділів. Справи повинні зберігатися в робочих кімнатах або спеціально відведених для цього приміщеннях, у шафах і столах, що зачиняються.

Вилучення документів із справ постійного строку зберігання забороняється. У виняткових випадках вилучення документа допускається з дозволу керівника організації, голови відповідного управління (структурного підрозділу), з обов’язковим залишенням у справі завіреної копії документа.

 

Підготовка справ до зберігання та використання. Закінчені діловодством справи постійного та тривалого зберігання повинні здаватися до архіву. Підготовка документів до передачі в архів передбачає:

·        експертизу цінності документа;

·        оформлення справ;

·        складання описів справ;

·        передачу справ до архіву і забезпечення схоронності документів.

 

Експертиза цінності документів полягає у визначенні їх цінності з метою встановлення строків зберігання документів і відбору їх на державне зберігання. За результатами експертизи цінності документів складаються описи документів постійного і тривалого строків зберігання та акт про виділення для знищення документів, що не підлягають зберіганню.

 

Справи постійного і тривалого зберігання підлягають такому оформленню:

·        підшивання в обкладинку з твердого картону;

·        нумерацію сторінок у справі;

·        складання підсумкового напису;

·        складання у разі потреби внутрішнього опису документів;

·        оформлення обкладинки справи.

 

       Написи на обкладинках справ постійного та тривалого строків зберігання робляться чітко, чорним світлостійким чорнилом або тушшю. За результатами експертизи цінності документів складаються описи справ постійного, тривалого строків зберігання і з особового складу.

 

       Примітка. Прозвітуйте про виконання завдань     allaglobilcenko@gmail.com

  

 

      Бажаю успіхів!            З повагою,  Алла Володимирівна.

______________________________________________________

   

    (26 травня) - 27 травня 2020 р.   Навчальна практика з діловодства (30 год.).

 

    Тематичний блок:                 Кадрове діловодство

 

    Завдання 1.  Опрацюйте теоретичний матеріал. Зробіть опорний конспект.

 

  

Оформлення кадрової документації

Трудовим законодавством передбачено певні правила приймання працівників та обов’язкове  ведення  кадрової документації для усіх роботодавців.

Кадрова документація – документація, яка регламентує порядок використання роботодавцем найманої праці, реєстри обліку робочого часу, документи, що відображають факти прийняття на роботу, звільнення з роботи, надання відпустки тощо. Більшість таких документів є обов’язковими і повинні відповідати певній формі.

 

ОБОВ’ЯЗКОВІ  КАДРОВІ  ДОКУМЕНТИ

 

  1. Штатний розпис. Штатний розпис – це дoкумент, що встановлює для дaного підприємства, установи, організації стpуктуру, штати та посадові оклади працівників. Назви посад у штатному розписі зазначаються відповідно до  Національного класифікатора України «Класифікатор професій ДК 003:2010», із змінами, затвердженими наказом Міністерства економічного розвитку і торгівлі України від 15 лютого 2019 р. № 259.

  2. Правила внутрішнього трудового розпорядку. Правила внутрішнього трудового розпорядку складаються в довільній формі і затверджуються наказом керівника. Вони визначають організацію найманої праці в компанії. Існують Типові правила внутрішнього трудового розпорядку, які можна використати для зразка. У Правилах можна описати специфіку праці у Вашій компанії, встановити графік роботи та інші умови.

 

     Правила містять наступну  інформацію:
–   порядок прийняття на роботу та звільнення працівників;
–   права і обов’язки роботодавця;
–   права і обов’язки працівників;
–   режим роботи, графік змінності;
–   стягнення за порушення трудової дисципліни;
–   умови конфіденційності.

 

    3. Табель обліку робочого часу. Табель – це поіменний список усіх працівників структурного підрозділу або компанії в цілому з відмітками про використання робочого часу протягом місяця. Ведення Табелю є обов’язковим для усіх підприємств і ФОПів. Табель, як правило, ведеться в електронному та паперовому вигляді. Ведення табелю лише в електронному вигляді не допускається.

 

    4. Накази з кадрових питань (з особового складу).  До наказів з кадрових питань належать накази про:

• прийняття на роботу (призначення на посаду);
• переведення (переміщення) на іншу посаду (роботу);
• звільнення (припинення трудового договору);
• сумісництво;
• зміну біографічних даних (прізвища, імені тощо);
• заохочення (нагородження, преміювання);
• накладення дисциплінарного стягнення;
• надання матеріальної допомоги;
• надання відпусток.

        Накази групуються відповідно до строків зберігання: накази тривалого строку зберігання 75 років і більше та накази тимчасового строку зберігання до 5 років.

 

       5. Книга наказів (журнал обліку наказів). Реєстрація наказів  теж відбувається за терміном їх зберігання.

   6. Особові картки працівників за формою П-2. Особова картка передбачена Наказом “Про за-твердження типової форми первинного обліку N П-2 “Особова картка працівника”.

 

     7. Трудові книжки працівників та Книга (журнал) обліку руху трудових книжок. Трудова  книжка  є  основним  документом про трудову діяльність працівника. Відповідно до Інструкції “Про порядок ведення трудових книжок працівників”,  затвердженої Наказом Мінпраці та політики від N 259/34/5 від 08.06.2001 трудові  книжки ведуться на всіх працівників, які працюють на підприємстві, в установі, організації усіх форм власності, а також у фізичної особи.

 

    8. Графік відпусток.

    9. Трудові угоди (контракти).

    10. Колективний договір (для юридичних осіб).

    11. Посадові (робочі) інструкції працівників.

    12. Журнал ознайомлення працівників з локальними нормативними актами.

    13. Положення про охорону праці.

    14. Дозвіл на обробку персональних даних та зобов’язання про нерозголошення персональних даних.

    15. Зобов’язання про дотримання конфіденційної інформації (угода).

 

 

Даний перелік не є вичерпний, законодавством можуть бути передбачені інші документи.  Наприклад: акти органів місцевого самоврядування, що стосуються роботи з кадрами; особові справи працівників, у т. ч. осіб, які працюють за сумісництвом; положення про порядок обробки та захисту персональних даних працівників та контрагентів; правила захисту конфіденційної інформації; інструкція по діловодству та ін. 

 

      Завдання 2.  

     

      1.  Зайдіть на сайт за посиланням https://jobs.ua/hr/documentation/blanki_zayavleniy

      2.  Знайдіть теку  "Бланки заяв".

      3.  Заповніть бланки заяв: - про прийняття на роботу; 

                                                          - про надання відпустки без збереження заробітної плати ( укр. мовою).

 

     Доповніть додаток до заяви про працевлаштування  автобіографією, характеристикою з місця навчання, резюме. 

 

      Оформлені у друкованому варіанті документи (із додатками) надішліть на електронну пошту 

       allaglobilcenko@gmail.com

 

      Пам'ятайте про дотримання меж аркуша!!!

      

     Завдання 3.  

 

      1.  Знайдіть теку "Бланки трудових наказів".

      2.  Заповніть бланки наказів: 

           -  про прийняття Вас на постійну роботу;

          -   про прийняття Вас на роботу за контрактом;

          -   про розірвання контракту у зв'язку з закінченням терміну дії контракту. 

 

     Оформлені у друкованому варіанті документи  надішліть на електронну пошту 

       allaglobilcenko@gmail.com

 

     Завдання 4. 

 

    1.  Знайдіть теку "Трудові контракти".

     2.  Заповніть бланк "Типова форма контракту з працівником".

 

       Оформлений у друкованому варіанті документ  надішліть на електронну пошту 

       allaglobilcenko@gmail.com

 

     Завдання 5. 

 

      1.  Завантажте з інтернет-джерела бланк особового листка з обліку кадрів.

      2.  Заповніть бланк особового листка з обліку кадрів (власна інформація). 

 

       Оформлений у друкованому варіанті  документ  надішліть на електронну пошту  

       allaglobilcenko@gmail.com

 

 

      Завдання 6. 

  

     1.  Ознайомтесь із теоретичним матеріалом "Оформлення особової справи" за посиланням

          https://sites.google.com/site/pmvo2011/normativna-baza/n

 

   2.  Зробіть опорний конспект із цієї теми.

 

    3.  Оформіть власну особову справу з дотриманням усіх вимог.

 

        Пам'ятайте про дотримання меж аркуша!!!

 

        Оформлений у друкованому варіанті  документ  надішліть на електронну пошту                                        allaglobilcenko@gmail.com

 

 

      Бажаю успіхів!            З повагою,  Алла Володимирівна.

 ______________________________________________________

     

         Доброго ранку, шановні студенти групи М-21. 

 

         20 травня 2020 р.  Перша пара. Працюємо за новим розкладом.

 

          Тема заняття:                          Систематизація документів:

формування справ і складання номенклатури

 

 

     Вся діяльність установи, підприємства, фірми відображається у великій кількості документів, до яких звертаються неодноразово. Для того, щоб швидко знайти той чи інший документ, необхідно їх систематизувати. Номенклатура справ – це систематизований список найменувань справ (папок, тек) із зазначеним терміном зберігання. Вона створюється на основі Переліку типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ та організацій, із зазначенням строків зберігання. Основними документами, що регламентують порядок організації діловодства на підприємстві, визначають перелік типової дщкументації, вимоги до її складання і строки зберігання, є накази Міністерства юстиції України № 578/5 та № 1000/5. 

 

       Номенклатура справ є обов'язковим для кожної установи інформаційним довідником. 

 

       Завдання 1.  Опрацюйте лекційний матеріал за посиланням 

                              http://www.visnuk.com.ua/uk/publication/100007202-dokumentatsiya-pidpriyemstva

 

      

      Завдання 2.  Законспектуйте опрацьований матеріал. 

                             (Можна зробити у друкованому вигляді і підклеїти до робочого зошита).

 

 

      Про виконання завдання прозвітуйте allaglobilcenko@gmail.com  (НЕ обмежую в часі. Але зважте, що це остання тема курсу. Далі - лише контроль знань). 

  

  

      Домашнє завдання.   Вивчити матеріал лекції. Підготуватись до контрольного опитування.

 

      Бажаю успіхів.    З повагою, Алла Володимирівна.  

 

        ______________________________________________________     

         18 травня 2020 р.  Перша пара. Працюємо за новим розкладом.

 

      Сьогодні опрацьовуємо наступний матеріал: 

 

Документообіг як рух потоків управлінської документації

 

 

        Завдання:     1.  Опрацювати матеріал лекції.

                                    2.  Законспектувати опрацьоване за самостійно складеним планом.

 

 Документообіг як рух потоків управлінської документації

 

   Життя будь-якого документа в установі, організації  чи на підприємстві підпорядковане певним правилам.  Конкретний порядок документообігу кожна юридична особа встановлює самостійно. Але при цьому він не повинен суперечити законодавчо встановленим вимогам, у тому числі прописаним у «Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказаом Міністерства юстиції України від 18.06.2015  № 1000/5» та змінами до «Правил» від 27.07.2018.

 

1.  Документообіг

Організація роботи зі службовими документами включає організацію здійснення документообігу, формування справ, зберігання службових документів і користування ними в поточній діяльності підприємства.

 Документообіг — це рух службових документів на підприємстві з моменту їх створення або одержання до завершення виконання або відправлення.

 

Документообіг уключає приймання документів, їх попередній розгляд, реєстрацію, передачу та виконання, контроль за виконанням, а також опрацювання та відправлення вихідних документів.

 

Для забезпечення ефективної організації документообігу передбачають:

 

—   проходження документів на підприємстві найкоротшим шляхом;

— скорочення кількості інстанцій, до яких повинні надходити документи (наприклад, під час погодження);

—   одноразовість операцій з опрацювання документів, виключення дублювання під час роботи з ними;

—   централізацію, здійснення однотипних операцій з документами в одному місці;

—   раціональне розміщення на підприємстві структурних підрозділів та робочих місць.

 

Порядок документообігу на підприємстві встановлюють в інструкції з діловодства, регламентах роботи з документами, положеннях про структурні підрозділи, посадові інструкції.

 

Початковою величиною для розрахунку чисельності працівників служби документаційного забезпечення, вибору засобів механізації та автоматизації процесів діловодства, визначення ступеня завантаженості структурних підрозділів та окремих працівників є річний обсяг документообігу.

 

Розрізняють три основні потоки документації:

 

—     документи, що надходять з інших організацій (вхідні);

—     документи, що надсилаються до інших організацій (вихідні);

—     документи, що створюються на підприємстві та використовуються працівниками цього підприємства в управлінському процесі (внутрішні).

 

Сумарна кількість вхідних документів і створених організацією за певний період (місяць, квартал, рік) становить обсяг документообігу.

 

 Підрахунок кількості документів здійснюють за реєстраційними формами вхідних, внутрішніх та вихідних документів у місцях їх реєстрації. Розмножені примірники, опрацьовані службою діловодства, підраховують окремо на основі прийнятої на підприємстві системи обліку документів.

 

 2.   Графік документообігу

 

Рух документів з моменту їх створення до передачі на зберігання регламентує графік документообігу. Якоїсь уніфікованої форми такого графіка не існує. Кожне підприємство розробляє його з урахуванням особливостей своєї діяльності. При цьому потрібно передбачити оптимальну кількість підрозділів і виконавців, через яких проходить кожен документ, а також мінімальний строк його знаходження в підрозділі.

 

При складанні графіка документообігу перш за все необхідно визначити:

 

— перелік документів, які підприємство створює або отримує від інших підприємств  (установ, організацій);

— список відповідальних осіб, які допускаються до складання певних документів, їх опрацювання, контролю за правильністю та своєчасністю їх оформлення;

— схеми взаємодії між підрозділами підприємства (виконавцями);

— порядок прямування кожної форми документа від одного виконавця (або підрозділу) до іншого;

 

— строки складання та опрацювання документів з урахуванням строків подання інформації кінцевому споживачу.

 

        Конкретним виконавцям вручають витяг з графіка документообігу.

 

У такому витягу перелічують тільки документи, що відносяться до сфери функціональних обов’язків виконавця.

 

Крім того, у ньому зазначають підрозділи, до яких ці документи мають бути передані після створення, перевірки чи опрацювання, а також строки їх передачі.

 

У цілому по підприємству графік документообігу складають на підставі відповідних графіків його підрозділів.

 

Графік документообігу оформляють у вигляді схеми або переліку робіт зі створення, перевірки та опрацювання документів, що виконуються кожним підрозділом підприємства, а також усіма виконавцями із зазначенням їх взаємозв’язку та строків виконання робіт. На практиці його часто складають у табличній формі. 

 

      Зауважте: оскільки правила документообігу підприємство затверджує самостійно, рішення про необхідність складання графіка документообігу належить до компетенції конкретного підприємства.

 

3.     Порядок поводження з документами

Порядок поводження з документами залежить від того, надійшли вони ззовні чи створені самим підприємством.

 

Наприклад, технологічний процес опрацювання та руху документів, що надійшли, складається з таких етапів:

 

—    приймання та первинне опрацювання документів;

—    попередній розгляд;

—    реєстрація документів;

—    передача документів для розгляду відповідними посадовими особами;

—    розгляд документа і направлення виконавцю;

—    виконання документів.

 

У свою чергу, вихідну документацію після її створення та підписання (затвердження) необхідно опрацювати, зареєструвати та надіслати адресатові.

Давайте детальніше розглянемо етапи документообігу на підприємстві. Почнемо з приймання вхідних документів.

 

Приймання, первинне опрацювання та попередній розгляд

Приймання та первинне опрацювання документів проходять централізовано у службі діловодства (експедиції). Також документи може приймати спеціально виділений працівник канцелярії або секретар. Якщо документи надійшли в неробочий час, їх приймає черговий працівник підприємства (за наявності), який, не розкриваючи кореспонденцію, передає її до служби діловодства наступного робочого дня під підпис. Інші працівники підприємства приймати кореспонденцію не повинні.

 

Факт надходження документа на підприємство обов’язково фіксують шляхом проставляння на вхідних документах відмітки про його надходження. Таку відмітку проставляють від руки, за допомогою штампу або автоматичного нумератора на лицьовому боці у правому куті нижнього берега першого аркуша оригіналу документа. Цей реквізит містить скорочену назву підприємства, реєстраційний індекс і дату (за необхідності — години та хвилини) вступу документа. У разі застосування автоматизованої системи реєстрації зазначену інформацію наносять за допомогою штрих-коду.

 

На листах, що не розкриваються, відмітку про надходження проставляють на конверті.

При одержанні документів перш за все перевіряють правильність їх доставки.

Якщо доставка за правильною адресою, кореспонденцію розкривають (окрім листів з позначкою «Особисто»). Після розкриття конверта перевіряють наявність і цілісність вкладення, тобто наявність усіх сторінок документа і всіх додатків.

 

Припустимо, під час перевірки виявлено відсутність додатків, зазначених у документі, або окремих аркушів чи виявлені помилки в оформленні документа, що унеможливлюють його виконання (відсутній підпис, гриф затвердження тощо). Тоді документ не реєструють. Відправнику надсилають письмовий запит або повідомляють його про ситуацію, що склалася, телефоном. При цьому на документі роблять відповідну відмітку із зазначенням дати запиту (телефонної розмови), посади та прізвища особи, якій зроблено запит, а також підпису особи, яка здійснила запит, та його розшифровки.

  

У разі відсутності або нецілісності вкладень, пошкодження конверта або упаковки, що призвело до неможливості прочитання тексту документа, складають акт у двох примірниках. Один акт надсилають відправнику, другий — зберігають у службі діловодства.

 

Якщо адресу відправника, дату відправлення та одержання документа можна визначити тільки за конвертом, його зберігають і додають до документів, що були в ньому надіслані. 

 

Крім того, конверт потрібно зберегти, якщо встановлено невідповідність номерів документів номерам, зазначеним на конверті, або відсутні окремі документи.

Також зберігають і додають до документів адресні ярлики рекомендованих конвертів та пакетів.

 

 Усі документи, що надійшли на підприємство, проходять обов’язко-вий попередній розгляд. Його здійснює служба діловодства в день надходження документів або наступного робочого дня (у разі надходження документів після закінчення робочого дня, у вихідні або святкові дні). Доручення організацій вищого рівня, телеграми та телефонограми розглядають негайно.

 

 Метою попереднього розгляду є:

 

— виділення документів, що потребують обов’язкового розгляду керівником підприємства, його заступниками або структурними підрозділами;

—   відбір документів, що не підлягають реєстрації службою діловодства, а також таких, що передаються для реєстрації структурним підрозділам.

 

Особа, якій доручено попередній розгляд, знайомиться зі змістом документів, що надійшли, і розподіляє їх за призначенням: керівникам, структурним підрозділам і фахівцям залежно від порушених у документах питань. Ця сама особа визначає необхідність реєстрації документів.

 

Під час попереднього розгляду враховують повноваження посадових осіб, передбачені в установчих документах підприємства, положеннях про структурні підрозділи, розпорядчих документах про розподіл обов’язків між керівником підприємства та його заступниками, посадових інструкціях. Також орієнтуються на класифікатор питань діяльності підприємства, номенклатуру справ, схеми проходження документів.

  

Керівнику підприємства та його заступникам надсилають найважливіші документи з принципових питань діяльності. Документи, що не потребують ухвалення рішення на рівні керівника підприємства, розподіляють по структурних підрозділах. На документі зазначають підрозділ або прізвище фахівця. Така позначка має силу резолюції керівника.

 

Реєстрація документів

 

Службовий документ, одержаний або створений підприємством (у тому числі для внутрішнього користування), вважається внесеним до документаційного фонду з моменту реєстрації.

 

Реєстрація документа — це фіксування факту створення, відправлення або одержання документа шляхом проставляння на ньому реєстраційного індексу та внесення до облікових форм стислих відомостей про службовий документ.

 

Реєстрацію документів здійснюють з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням та оперативного використання наявної в документах інформації.

Служба діловодства, як правило, здійснює реєстрацію документів централізовано. Водночас документи, що стосуються напрямів діяльності структурних підрозділів підприємства, можна реєструвати в таких структурних підрозділах.

  

Місце реєстрації окремих груп документів (наказів (розпоряджень) з кадрових питань (особового складу), договорів, звітів, прейскурантів тощо) визначають в інструкції з діловодства підприємства.

 

 Не підлягають реєстрації у службі діловодства:

1)    графіки, наряди, заявки, рознарядки;

         2)    зведення та інформація, надіслані до відома;

         3)    навчальні плани, програми (копії);

         4)    рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій тощо;

         5)    прейскуранти (копії);

         6)    норми витрати матеріалів;

         7)    вітальні листи і запрошення;

         8)    друковані видання (книги, журнали, бюлетені);

         9)    наукові звіти за темами;

        10)  місячні, квартальні, піврічні звіти;

        11)  форми статистичної звітності;

        12)  договори.

  

При цьому документи, перелічені в пунктах 1, 3, 8 - 12, підлягають спеціальному обліку у відповідних структурних підрозділах підприємства (бухгалтерії, відділі кадрів, бібліотеці, відділі науково-технічної інформації).

 

При реєстрації документів необхідно дотримуватися певних вимог:

 

       1. Документи реєструють незалежно від способу їх доставки, передачі або створення.

       2. Реєстрація здійснюється за документопотоками (вхідні, вихідні, внутрішні).

       3. Документи реєструють тільки один раз:

  —  вхідні — у день надходження або не пізніше наступного робочого дня (якщо документ надійшов у неробочий час);

—  створювані — у день підписання або затвердження.

    4. У разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу до іншого новий реєстраційний індекс на документі не проставляють.

5. Документи реєструють за групами залежно від назви, виду, автора та змісту документів.

6. Окремо реєструють:

— акти органів державної влади, доручення вищих посадових осіб, запити, звернення, а також кореспонденцію Верховної Ради України, що надійшли на підприємство;

—    розпорядчі документи з основних питань діяльності підприємства;

—    розпорядчі документи з адміністративно-господарських питань;

—    розпорядчі документи з кадрових питань (особового складу) — відповідно до їх видів і строків зберігання;

—    рішення колегіальних органів;

—    акти ревізій фінансово-господарської діяльності;

—    бухгалтерські документи;

—    заявки на матеріально-технічне постачання;

—    службові листи;

—    звернення громадян;

—    запити на одержання публічної інформації;

—    факсограми;

—  документи, що передаються електронною поштою у сканованій формі без електронного цифрового підпису.

  

Під час реєстрації документу присвоюють умовне позначення — реєстраційний індекс.

 

Реєстраційний індекс документа — це цифрове або літерно-цифрове позначення, присвоєне службовому документу під час його реєстрації.

 

Реєстраційний індекс складається з порядкового номера в межах групи документів, що реєструються. Порядковий номер можна доповнювати індексами за номенклатурою справ, структурного підрозділу, кореспондентів, посадових осіб, які розглядають та підписують документ, виконавців, питань діяльності, яких стосується документ, тощо.

 

Реєстраційний індекс розпорядчих документів і деяких внутрішніх документів (акти, протоколи, договори тощо) складається з порядкового номера в межах року.

З метою розмежування груп документів до реєстраційного індексу можна додавати відмітку, що складається з літер, наприклад: 358/04-16 ДСК, де ДСК застосовують для позначення документів з грифом «Для службового користування». Додавати літерний індекс можна до порядкового номера різних за змістом наказів (розпоряджень) з кадрових питань (особового складу).

 

Місце розташування реєстраційного індексу на документі залежить від виду бланка (кутовий або поздовжній) і виду документа.

 

Сам процес реєстрації полягає у знятті з документа показників (реквізитів) для створення бази даних. Із документів, як правило, виписують такі відомості:

—   назву виду документа;

—   дату одержання;

—   вхідний номер (індекс);

—   дату документа;

—   індекс документа;

—   автора;

—   заголовок;

—   резолюцію (виконавця, зміст доручення, автора резолюції, дату);

—   строк виконання;

—   виконавця;

— відмітку про виконання (короткий запис вирішення питання, дату фактичного виконання, індекс документа-відповіді);

 

—   номер справи (куди документ поміщено після виконання).

 

      Форми реєстрації документів можуть бути трьох видів:

 

— журнальна — документи реєструють у спеціальних журналах (див. додатки 5 — 7 до Правил № 1000/5). Таку форму реєстрації доцільно використовувати тільки на підприємствах з обсягом документообігу до 600 документів на рік;

 — карткова — передбачає заповнення реєстраційно-контрольних карток (див. додаток 8 до Правил № 1000/5), з яких формують довідкові та контрольні картотеки. Обов’язкові реквізити реєстраційно-контрольних карток перелічено в додатку 9 до Правил № 1000/5. Підприємство може їх доповнювати;

 — автоматизована — документи реєструють з використанням спеціальних комп’ютерних програм.

 

Виконання документів

 

Зареєстровані документи передають на розгляд керівництву підприємства в день їх надходження або наступного робочого дня (якщо вони надійшли в неробочий час). Термінові та важливі документи (зокрема, телеграми, телефонограми, акти органів державної влади тощо) передають на розгляд негайно.

Керівник проставляє резолюцію, в якій зазначає виконавця, зміст доручення, строк виконання.

 

Далі документи повертають до служби діловодства, яка, у свою чергу, передає їх на виконання.

Зверніть увагу: якщо виконавців декілька, документ може бути передано їм одночасно у вигляді копій з передачею оригіналу головному виконавцю, зазначеному в резолюції першим.

 

Факт передачі документів виконавцям фіксують шляхом проставляння відповідної відмітки в реєстраційній формі із зазначенням інформації про виконавців, яким передано оригінал документа та його копії.

За виконання документа відповідають особи, зазначені в розпорядчому документі та резолюції, а також працівники, яким безпосередньо доручено виконання.

 

Головний виконавець організовує роботу співвиконавців, зокрема визначає строки подання ними пропозицій, порядок підготовки та погодження проекту документа. Співвиконавці відповідають за підготовку на належному рівні та своєчасне подання головному виконавцю пропозицій.

 

Виконання документа передбачає збирання та опрацювання необхідної інформації, підготовку проекту відповіді на документ або нового документа, його оформлення, узгодження, подання для підписання (затвердження) керівникові підприємства (структурного підрозділу), а також у разі потреби — підготовку для пересилання адресату.

 

Якщо працівник, відповідальний за виконання документа, іде у відпустку, направляється у відрядження чи звільняється, він за погодженням зі своїм безпосереднім керівником зобов’язаний передати всі невиконані документи іншому працівнику.

 

Якщо необхідно передати документ з одного структурного підрозділу до іншого, це роблять через службу діловодства, що проставляє відповідні відмітки в реєстраційних формах.

 

   При цьому врахуйте: документи, виконання яких перебуває на контролі, передають до інших структурних підрозділів або іншим виконавцям тільки з повідомленням про це служби контролю.

 

        Контроль за виконанням

  

З метою забезпечення своєчасного і належного виконання документів здійснюють контроль за таким виконанням.

  

Контроль за виконанням документів включає:

 — взяття документів на контроль;

— визначення форм і методів контролю;

— перевірку ходу своєчасного доведення документів до виконавців;

— контроль за станом виконання;

— зняття документів з контролю;

 — направлення виконаного документа до справи;

 — облік, узагальнення та аналіз результатів виконання документів;

 — інформування керівництва про хід та результати виконання документів.

  

Узяття документа на контроль здійснюють на підставі резолюції керівника підприємства або його заступників.

 

Безпосередній контроль за виконанням документів покладається на службу діловодства або службу контролю — спеціальний підрозділ або посадову особу, відповідальну за здійснення контролю. У структурних підрозділах такий контроль здійснює особа, відповідальна за діловодство.

 

Типові строки виконання документів регламентують нормативно-правові акти. А ось індивідуальні строки виконання встановлюють у розпорядчому документі або резолюції керівника підприємства (структурного підрозділу). Їх обчислюють у календарних днях. При цьому відлік строків виконання внутрішніх документів починають з дати підписання (реєстрації), а вхідних — з дати їх надходження (реєстрації).

 

Якщо останній день строку виконання документа припадає на неробочий день, останнім днем такого строку є перший робочий день після неробочого дня.

 

У разі незазначення в документі строків його виконання його необхідно виконати не пізніше ніж за 30 календарних днів з моменту його реєстрації.

 

У разі необхідності строк виконання документа може бути продовжено на обґрунтоване прохання виконавця. Таке прохання рекомендується подавати не пізніше ніж за 3 робочі дні до закінчення встановленого строку, а що стосується документа без зазначення строку — до закінчення 30-денного строку з дати його реєстрації. Строк виконання документа може бути змінено тільки за вказівкою посадової особи, яка його встановила, а в разі відсутності цієї особи — посадової особи, яка її заміщає.

 

Контроль за виконанням документа здійснюють за допомогою реєстраційно-контрольної картки або автоматизованої інформаційної системи (бази даних).

 

Контроль за ходом виконання здійснюють на всіх етапах проходження документа до закінчення строку його виконання в порядку, визначеному інструкцією з діловодства підприємства.

 

      Після виконання документ знімають з контролю. При цьому майте на увазі: документи вважаються виконаними і знімаються з контролю після виконання завдань, запитів, повідомлення про результати зацікавленим підприємствам та особам або після іншого підтвердження виконання.

  

Пам’ятайте: зняти документ з контролю може тільки керівник підприємства, його заступники, які встановили контрольний строк у резолюції, або за їх дорученням служба діловодства (служба контролю).

Виконані документи подають на підпис керівнику не менше ніж за один день до закінчення строку їх виконання.

Таке завчасне подання потрібно для того, щоб залишився певний час на доопрацювання документів за рішенням керівництва. Конкретні строки подання документів, що перебувають на контролі, на підпис керівництву встановлюють в інструкції з діловодства підприємства.

 

Інформацію про результати виконання узятих на контроль документів узагальнюють станом на 1-ше число кожного місяця і подають керівництву підприємства у вигляді зведень про виконання документів за встановленою на підприємстві формою. 

 

Опрацювання та відправлення вихідних документів

 

Вихідні документи опрацьовують і надсилають адресату централізовано в день їх одержання від структурних підрозділів — виконавців або не пізніше наступного робочого дня.

 

Під час приймання від виконавців вихідних документів необхідно перевірити:

 

—   правильність оформлення документа (склад і розміщення на ньому всіх реквізитів);

—   наявність і правильність зазначення адреси;

—   наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках до нього;

—   наявність віз на копії документа, що залишається у справі підприємства;

—   наявність на документі відмітки про додатки;

—   наявність і повноту додатків;

—   відповідність кількості примірників кількості адресатів.

 

     Перед відправленням (передачею) адресату документи мають біти зареєстровані на підприємстві, організації чи установі.

 

При реєстрації в облікових формах фіксують номер вихідного документа, дату реєстрації, заголовок документа і номер справи, в якій зберігатиметься його копія.

Документи, що надсилаються одночасно одному й тому самому адресату, вкладають в один конверт (упаковку). При цьому на конверті зазначають адресу і в разі необхідності проставляють реєстраційні індекси всіх документів, що в ньому знаходяться.

Досилання або заміну розісланого раніше документа здійснюють за вказівкою посадової особи, яка підписала документ, або керівника служби діловодства.

 

Тепер ви маєте уявлення про організацію «паперового» документообігу.

 

*     *     *

Висновки

 

·    Розрізняють три основні потоки документації: вхідні документи, вихідні та внутрішні.

·  Рух документів з моменту їх створення до передачі на зберігання регламентує графік документо-обігу.

· Факт надходження документа на підприємство обов’язково фіксують шляхом проставляння на вхідних документах відповідної відмітки.

· Службовий документ, одержаний або створений підприємством, вважається внесеним до документаційного фонду з моменту реєстрації.

 

·  За виконання документа відповідають особи, зазначені в розпорядчому документі або резолюції керівництва, а також працівники, яким безпосередньо доручено виконання.

 

 

        Бажаю успіхів.               З повагою, Алла Володимирівна

 

_________________________________________________________________________

 

         3 квітня 2020 р. 

 

    Сьогодні опрацьовуємо наступний матеріал: "Особовий листок з обліку кадрів" та "Особова картка працівника".

 

       Завдання:

 

     1. Опрацювати матеріал лекції.

     2. Законспектувати опрацьоване за самостійно складеним планом.

     3. Виконати практичне завдання (оформити як практичну роботу).

 

Особовий листок з обліку кадрів

 

 

Особовий листок з обліку кадрів - це один з основних документів особової справи, який становить перелік запитань про біографічні дані працівника. В листку зазначається таке: 

-           прізвище, ім’я, по батькові

-           стать

-           дата та місце народження

-           вклеюється фотокартка співробітника.

 

Також зазначають: 

-         дані про освіту: найменування та місцезнаходження навчального закладу, факультет або відділення, рік вступу та закінчення (або вибуття, якщо не закінчив, то з якого курсу вибув), одержана спеціальність, номер диплома або посвідчення

 -           дані щодо знань іноземних мов

-           наявність наукових праць, авторських свідоцтв на винаходи

-      дані про виконану роботу з початку трудової діяльності (включаючи навчання у ЗВО, військову  службу, роботу за сумісництвом) 

-           дані про попереднє місце роботи

-           відношення до військового обов’язку і військове звання

-           родинний стан на момент заповнення особового листка

-           домашня адреса та номер телефону.

 

У бланку особового листка з обліку кадрів міститься 14 розділів, які заповнюються від руки працівником при оформленні на роботу, вправлення та помарки не допускаються.

На всі поставлені запитання необхідно давати повні відповіді.

 

Для заповнення особового листка використовуються такі документи:  

-         паспорт

-         трудова книжка

-         військовий квиток

-         документи про освіту

-         документи про присвоєння вченого ступеня чи звання (у разі наявності)

-         документи про наукові праці, винаходи тощо.

 

 Крім того, слід дотримуватись певних правил:

1.        Прізвище, ім’я, по батькові працівника пишеться в Н. в. (без скорочень).

2.        Стать записується скорочено (чол., жін.).

3.        Дата народження записується словесно-цифровим способом.

 

4.     Дані про місце народження переписуються з паспорта або свідоцтва про народження. Найменування населеного пункту зазначається в Н. в., район, область – у Р. в. 

5.     Дані про освіту. Особи, які закінчили ЗВО, зазначають: вища; особи, які закінчили лише три курси ЗВО, - не повна вища. Також уживають такі формулювання: середня спеціальна; середня.                       Найменування навчальних закладів зазначається так, як вони називалися на період їх закінчення.  

6.    Є кілька варіантів заповнення розділу про володіння мовами, але головне – інформація має бути правдивою. Наприклад: російською, українською – володію вільно; англійською – читаю іможу розмовляти; німецькою – читаю і перекладаю зі словником. 

 

 7.        Дані про наявність ученого ступеня чи ученого звання заповнюються за наявності документів Вищої атестаційної комісії. Наприклад: кандидат економічних наук, доцент.  У разі відсутності таких документів робиться запис: немає.  За наявності опублікованих наукових робіт та винаходів їх зазнаають у хронологічній послідовності. Якщо таких немає – робиться запис: не маю. 

 

8.        Відомості про роботу наводяться відповідно до записів у трудовій книжці. Якщо трудова діяльність працівника почалася з навчання, то цей період також зазначається у цьому розділі. Тут вказуються відомості про військову службу, роботу за сумісництвом, а також перерви у роботі, які пов’язані з навчанням, хворобою тощо. 

 

9.        Запис у розділі «Відношення до військового обов’язку і військове звання» має відповідати запису у військовому квитку. Наприклад: військовозобов’язаний, старший прапорщик; склад – технічний; рід військ – сухопутні.

 

10.    У рядку «Родинний стан на момент заповнення особового листка» зазначаються члени сім’ї із зазначенням прізвища, ім’я, по батькові, дати народження.

 

 

11.    Запис у розділі «Домашня адреса і номер телефону» має відповідати даним паспорта і мати такі реквізити: назва вулиці, номер будинку, квартири, назва населеного пункту, району, області, поштовий індекс.

 

     

Особова картка   

(типова форма № П-2)

 

На кожного працівника установи, підприємства, організації заповнюється особова картка за встановленою формою, затвердженою наказом Державного комітету статистики України та Міністерства оборони України від 25 грудня 2009 року № 495/656 «Про затвердження типової форми первинного обліку № П-2 «ОСОБОВА КАРТКА ПРАЦІВНИКА» (далі – Наказ № 495/656 ).

 

Особова кртка працівника заповнюється як за основним місцем роботи, так і за сумісництвом, у тому числі на тому самому підприємстві, на підставі відповідних документів: паспорта, трудової книжки, диплома або іншого документа про освіту тощо.  

 

Особова кртка працівника складається з 5 розділів:

 

І.      ЗАГАЛЬНІ ВІДОМОСТІ.

ІІ.    ВІДОМОСТІ ПРО ВІЙСЬКОВИЙ ОБЛІК.

ІІІ.   ПРОФЕСІЙНА ОСВІТА НА ВИРОБНИЦТВІ.

ІV.   ПРИЗНОЧЕННЯ І ПЕРЕВЕДЕННЯ.

V.    ВІДПУСТКИ.

 

Особові картки комплектуються відповідно до штатного розпису в структурних підрозділах, а всередині структурного підрозділу – за прізвищами працівників в алфавітному порядку. На сумісників, тимчасових працівників і жінок, які знаходяться у відпустці по догляду за дитиною, особові картки комплектуються окремо.

З карток складається картотека особового складу підприємства. Усі записи в особовій картці підтверджуються особистим підписом працівника.

Заповнює особову картку фахівець з кадрів (чи особа, чка відповідає за оформлення працівників на роботу) на підставі опитування працівника та відповідних документів6 паспорта, трудової книжки, документа про освіту (кваліфікацію, спеціальність), про стан здоров’я.

 

Особова картка заповнюється за відповідною формою чорнилом чи кульковою ручкою за винятком 12 і 13 пунктів.

 

Особова кртка заповнюється в такій послідовності:

 

1.       Загальні відомості про майбутнього працівника.

 

(ПІБ, дата народження, громадянство, освіта, останнє місце роботи та причина звільнення, стаж роботи, відомості про отримання пенсії, родинний стан, фактичне місце проживання та місце реєстрації, телефон, паспортні дані). Останні три пункти заповнюються олівцем у зв’язку з можливими змінами.

 

Всі вказані дані повинні бути підтверджені відповідними документами: паспорт, трудова книжка, документи про освіту (кваліфікацію, спеціальність), про стан здоров’я тощо.

 

2.       Відомості про військовий облік.

 

У цьому розділі відображаються всі необхідні відомості про військовозобов'язаних працівників та призовників, за якими здійснюється звіряння з військовими комісаріатами. Відомості про військовий облік заповнюються на підставі військово-облікових документів, зокрема:

-       для військовозобов'язаних — військового квитка або тимчасового посвідчення, яке видають замість квитка;

-           для призовників — посвідчення про приписку до призовної дільниці. Для невійськовозобов'язаних цей розділ не заповнюється. Заповнення рядків форми щодо військовозобов'язаних залежить від того, до якого складу належить працівник: рядового чи офіцерського.

Для осіб, які досягли граничного віку перебування в запасі Збройних Сил України, викреслюються дані про військовий облік і робиться відмітка "Знятий із виключенням із військового обліку за віком".

 

3.       Професійна освіта на виробництві (за рахунок підприємства-роботодавця).

Заповнюється у разі здобуття працівником освіти (підвищення кваліфікації) за рахунок підприємства. Тут вказується дата початку навчання та її закінчення; структурний підрозділ, в якому працює робітник; період, вид та форма навчання, а після закінчення вказується документ, що посвідчує її отримання (назва, номер, ким виданий).

 

4.       Призначення і переведення - відповідний запис здійснюється під час оформлення на роботу. Надалі тут відображаються переміщення, зміни в кваліфікації. Всі записи з цього розділу переносять до трудової книжки.

Вносячи на підставі наказів у трудову книжку записи про прийняття, переведення чи звільнення, фахівець відділу кадрів ознайомлює про це її власника під розписку в колонці "Підпис працівника".

 

В даному розділі Особової картки здійснюють такі записи: дата прийняття на роботу (ця дата відлічується як початок робочого року щорічної відпустки); назва підрозділу; найменування посади згідно зі штатним розписом; розряд, категорія, посадовий оклад (прописом); номер і дата наказу про прийняття працівника на роботу та особистий підпис працівника, з яким уклали трудовий договір.

Це може бути і підпис ознайомлення з наказом про прийняття на роботу, переведення чи переміщення за винятком наказу про стягнення за порушення трудової дисципліни, де ставиться підпис на самому наказі.

 

5.       Відпустки - ведеться облік щорічник і додаткових відпусток, який дублюється в журналі обліку відпусток. Тут вказують: вид відпустки (щорічна, додаткова, без збереження заробітної плати тощо); період, за який надається щорічна і додаткові відпустки; дата початку і закінчення відпустки; підстава про надання відпустки (дата і номер наказу).

 

Окремо в особовій картці за формою № П-2 виділені пункти: "Додаткові відомості" — у рядку записуються зміни, які відносяться до першого і другого розділів картки, зміни прізвища, підвищення кваліфікації тощо.

 

Особові картки на працівників повинні мати номери, що відповідають номерам запису в книзі обліку трудових книжок і вкладишів до них.

 

 

Зберігаються особові картки після звільнення працівника три роки у відділі кадрів і 75 роки в кадровому архіві. У разі повторного прийняття особи на роботу на підприємство рекомендується користуватись її старою особовою карткою.

 

 

 ПРАКТИЧНА РОБОТА  

 

Складання та оформлення документів щодо особового складу

 

Завдання 1.  З’ясуйте відмінність між особовою карткою працівника  та  особовим листком з обліку кадрів.

 

Завдання 2.   Укажіть на особливості заповнення в особовій картці розділу «Загальні відомості про майбутнього працівника». 

 

Завдання 3. З’ясуйте, яких правил слід дотримуватися при оформленні тексту особового листка з обліку кадрів.

 Завдання 4.     Наведіть приклад оформлення адреси, за якою Ви проживаєте.

Завдання 5.     Оформіть, дотримуючись вимог, бланк особової картки працівника.

Завдання 6.     Оформіть, дотримуючись вимог, бланк особового листка з обліку кадрів.

 

   

 ОСОБОВА  КАРТКА  ПРАЦІВНИКА

 

 

 

І. ЗАГАЛЬНІ ВІДОМОСТІ

 

1. Прізвище_________________________ Ім’я­­­­­­­­­­­­­­­­­________________________ По батькові _________________________________

 

2. Дата народження "_____"_________________19___р.      3.  Громадянство__________________________________________

 

4. Освіта (базова загальна середня, повна загальна середня, професійно-технічна, неповна вища, базова вища, повна вища) ______________________________________________________________________________________________________

 

 

 

 

5. Післядипломна професійна підготовка:  навчання в       аспірантурі      ад’юнктурі      докторантурі (необхідне відмітити х)

 

 

 

 

6. Останнє місце роботи __________________________________посада (професія)   __________________________________

 

7. Стаж роботи  станом на "___"__________________20____р.       Загальний  ______днів ______місяців _________років

 

                                                що дає право на надбавку за вислугу років   ______  днів _____місяців ________ років

 

8. Дата та причина звільнення (скорочення штатів; за власним бажанням, за прогул та інші порушення, невідповідність займаній посаді тощо)  "___" ________________20___р.  ___________________________________________________________

 

9. Відомості про отримання пенсії (у разі наявності вказати вид пенсійних виплат згідно з чинним законодавством)

 

____________________________________________________________________________________________________________

 

10. Родинний стан ___________________________________________________________________________________________

 

 

 

Ступінь родинного зв’язку (склад сім'ї)	ПІБ	Рік народження

 

11. Місце фактичного проживання (область, місто, район, вулиця, № будинку, квартири, номер контактного телефону, поштовий індекс)____________________________________________________________________________________________

 

12. Місце проживання за державною реєстрацією  ________________________________________________________________

 

___________________________________________ Паспорт: серія____ №_____________, ким  виданий ___________________

 

___________________________________________________________________________, дата видачі _____________________

 

ІІ. ВІДОМОСТІ ПРО ВІЙСЬКОВИЙ ОБЛІК

 

Група обліку ______________________________________        Придатність до військової служби  ________________________

 

Категорія обліку   __________________________________        Назва райвійськкомату за місцем реєстрації ________________ __________________________________________________        ______________________________________________________

 

Склад   ___________________________________________        Назва райвійськкомату за місцем фактичного проживання ____

 

Військове звання  __________________________________        ______________________________________________________

 

Військово-облікова спеціальність №___________________        Перебування на спеціальному обліку______________________

 

 

 

ІІІ. ПРОФЕСІЙНА ОСВІТА НА ВИРОБНИЦТВІ (ЗА РАХУНОК ПІДПРИЄМСТВА-РОБОТОДАВЦЯ)

 

Дата	Назва структурного підрозділу	Період навчання	Вид навчання	Форма навчання	Назва документа, що посвідчує професійну освіту, ким виданий

 

 

 

IV. ПРИЗНАЧЕННЯ І ПЕРЕВЕДЕННЯ
Дата	Назва структурного підрозділу (код)	Професія, посада		Розряд (оклад)	Підстава, наказ №	Підпис працівника
		назва	код за КП*

 

*Відповідно до  Класифікатора професій ДК 003-2005, затвердженого наказом Держстандарту України від 26.12.2005 №375, з урахуванням позначки кваліфікаційного  рівня (6 знаків, наприклад, код професії "муляр" – 7122.2).

 

V. ВІДПУСТКИ
Вид відпустки	За який період	Дата		Підстава, наказ №
		початку відпустки	закінчення відпустки

 

Додаткові відомості  ________________________________________________________________________________________

 

__________________________________________________________________________________________________________

 

Дата і причина звільнення (підстава) __________________________________________________________________________

 

Працівник кадрової служби  ___________________________     ____________________    _____________________________

 

                                                                                              (посада)                              (підпис)                                             (ПІБ)

 

 

Підпис працівника                ________________________                       "____"  ________________ 20___р.

 

                                                                                                                                              (дата)

 

 

Особовий листок з обліку кадрів

1.	Прізвище								Місце для фотокартки
	ім’я					по батькові
2.	Стать				3. Рік, число і місяць народження
4.	Місце народження
				(село, місто, район, область)

 

5.

Освіта

 

Найменування навчального закладу, його місцезнаходження	Факультет або відділення	Рік всту­пу	Рік закін­чення або вибут­тя	Якщо не за­кінчив, то з якого кур­су вибув	Яку спеціальність одержав в резуль­таті закінчення навчаль­ного закладу, вказати номер дипло­ма або посвідчення

 

6.	Якими іноземними мовами володієте і якою мірою

(читаєте і перекладаєте зі словником, читаєте і можете розмовляти, володієте вільно)

 

 

7.	Відношення до військового обов’язку і військове звання
Склад			Рід військ
		(командний, адміністративний, технічний та ін.)

 

 

8.	Виконувана робота з початку трудової діяльності (включаючи навчання у вищих і середніх спеціальних навчальних закладах, військову службу, роботу за сумісництвом).

 

При заповненні цього пункту установи, організації та підприємства необхідно іменувати так, як вони називалися

у свій час, дані про військову службу записувати із зазначенням посади

 

 

Місяць і рік		Посада із зазначенням установи; організації, підприємства, а також міністерства (відомства)	Місцезнаходження уста­нови, організації, підпри­ємства
вступу	звільнення

 

9.	Родинний стан на момент заповнення особового листка
(перелічити членів сім'ї із зазначенням дати народження)

 

 

10.	Домашня адреса, тел., робочий	тел.

 

 

     

       

       31 березня 2020 р.  

 

       Шановні студенти. Минулого заняття ви отримали завдання:  

 

      1. Опрацювати лекційний матеріал "Трудовий договір", "Контракт", "Трудова угода".

      2. Законспектувати матеріал лекції за самостійно складеним планом.

 

 

     Сьогодні пропоную вам, за опрацьованим самостійно матеріалом, виконати наступне завдання.  Оформіть роботу на аркуші А4 (як практичну роботу).

 

     Про виконання завдання прозвітуйте allaglobilcenko@gmail.com

 

     Бажаю успіху!

 

 

ПРАКТИЧНА РОБОТА  

Складання та оформлення документів щодо особового складу

 

Завдання 1.  Установіть відповідність між назвою документа і його визначенням.

 

           

1.    Трудовий     договір   2.        Трудова         угода   3.       Контракт

А документ, що укладається між організацією і працівником,  який не входить до складу цієї  організації, для виконання певних робіт, коли ці роботи не можуть бути виконані на договірних засадах з відповідними установами та підприємствами.   Б документ, що засвідчує домовленість між підприємством і працівником про умови спільної виробничої і творчої діяльності, обумовлену певним терміном.       В договір між працівником і власником підприємства або уповноваженим ним органом, за якою працівник зобов'язується виконувати роботу, визначену цією угодою з підпорядкуванням внутрішньому трудовому розпорядку, а власник  - виплачувати працівникові заробітну плату і забезпечувати умови праці, необхідні для виконання роботи, передбачені законодавством про працю.

 

        Завдання 2. Розташуйте у правильній послідовності основні реквізити контракту.  З а потреби, додайте відсутній реквізит.

 

Назва документа; посада, прізвище, ім’я по батькові того, кого наймають; орган, що наймає працівника;  текст документа; підпис укладача;  дата підписання. 

 

Завдання 3. З’ясуйте, за якої умови може укладатися контракт і з якого моменту укладений контракт набуває чинності.

Завдання 4. Виберіть із наведених реквізитів ті, з яких складається трудова угода.  За потреби,  додайте відсутній реквізит.

Індекс; назва виду документа; порядковий номер документа; гриф погодження; дата; текст; перелік повноважень сторін;  підпис керівника;  гриф погодження. 

     

Завдання 5. Укажіть, що є  підставою для припинення трудового договору.

 

Завдання 6. З’ясуйте, за якої умови працівник має право розірвати трудовий договір.

Завдання 7.  Укажіть відмінність між трудовим договором і контрактом.

 

____________________________________________________          

     27 березня 2020 р. 

 

     Шановні студенти. Минулого заняття ви отримали завдання:  

 

     1. Опрацювати матеріал лекції "Резюме".

     2. Законспектувати лекцію за самостійно складеним планом.

 

     3. Скласти власне резюме (прозвітувати  про виконання завдання  allaglobilcenko@gmail.com )

 

   Пам'ятайте, конспекти перевірятиму! Виконання практичних робіт також      підлягають перевірці!

     Виконуйте завдання вчасно! Будьте сумлінними та відповідальними!

 

     

       Сьогодні на занятті опрацьовуємо теми "Трудовий договір", "Контракт", "Трудова угода".

 

     Завдання:

 

     1. Опрацюйте лекційний матеріал.

     2. Законспектуйте за самостійно складеним планом.

 

 

    Трудовий договір - угода між працівником і власником підприємства, установи, організації або уповноваженим ним органом (далі власник), за якою працівник зобов’язується виконувати роботу, визначену цією угодою з підпорядкуванням внутрішньому трудовому розпорядку, а власник – виплачувати працівникові заробітну плату і забезпечувати умови праці, необхідні для виконання роботи, передбачені законодавством про працю, колективним договором й угодою сторін.

  

  

     Трудовий договір вважається укладеним, коли сторони досягають згоди з усіх умов, у тому числі          з обов’язкових та додаткових.

 

     Під час укладання трудового договору громадянин зобов’язаний подати паспорт або інший документ, що посвідчує особу, трудову книжку, а у випадках, передбачених законодавством, - також документ про освіту (спеціальність, кваліфікацію), про стан здоров’я та інші документи.

 

 Трудовий договір укладається як в усній, так і  письмовій формі.

 

 Трудовий договір може бути:

 

-       безстроковим, тобто таким, що укладається на невизначений термін;

 

-       строковим, якщо трудові відносини не можуть бути встановлені на невизначений строк з урахуванням характеру наступної роботи, або умов її виконання, або інтересів працівника та в інших випадках, передбачених законодавчими актами; 

 

-       може укладатися на час виконання певної роботи.

  

     Під час укладання трудового договору може бути обумовлене угодою сторін випробування з метою перевірки відповідності працівника роботі, яка йому доручається. При цьому слід враховувати, що умова про випробування обов’язково повинна бути зосереджена в наказі (розпорядженні) про прийняття на роботу. Якщо працівник відмовляється від випробування, трудовий договір не може вважатися укладеним.

 

     На період випробування на працівника поширюється законодавство про працю. Це означає, що, з одного боку, працівник зобов’язаний виконувати усі трудові обов’язки, покладені на нього трудовим договором   і законодавством, а з другого – випробування не тягне ніяких обмежень трудових прав працівника, в тому числі і в розмірі заробітної плати.

 

     У певних випадках встановлення випробування законодавством заборонено. Так, випробування не встановлюється під час прийняття на роботу осіб, які досягли 18-ти років; молодих працівників після закінчення професійних навчально-виховних закладів та молодих спеціалістів після закінчення ЗВО (які були працевлаштовані на підставі направлення на роботу); осіб, звільнених у запас з військової чи альтернативної (невійськової) служби; інвалідів, направлених на роботу відповідно до рекомендації медико-санітарної експертизи.

 

     Випробування не встановлюється також у разі прийняття на роботу в іншу місцевість і переведення на роботу на інше підприємство, в установу, організацію, а також в інших випадках, якщо це передбачено законодавством.

 

 Строк випробування під час прийняття на роботу, якщо інше не встановлено законодавством України, не може перевищувати трьох місяців, а в окремих випадках, за погодженням з відповідним комітетом профспілки,- шести місяців. Для робітників строк випробування не може перевищувати одного місяця.

 

  Якщо працівник у період випробування був відсутній на роботі у зв'язку з тимчасовою непрацездатністю або з інших поважних причин, строк випробування може бути продовжено на відповідну кількість днів, протягом яких він був відсутній.

 

Якщо строк випробування закінчився, а працівник продовжує працювати, то він вважається таким, що витримав випробування, і наступне розірвання трудового договору допускається лише на загальних підставах.      

У випадку, коли протягом строку випробування встановлено невдповідність працівника роботі, на яку його прийнято, роботодавець має право розірвати трудовий договір.

 

Припинення трудового договору -  це юридичний факт, що є підставою для розірвання трудових правовідносин. 

                              

    Підставами  припинення трудового договору є: 

1)  згода сторін;

 

2) закінчення терміну трудового договору, крім випадків, коли трудові відносини фактично тривають і жодна зі сторін не поставила вимогу про їх припинення; 

 

3) призов або вступ працівника на військову службу, направлення на альтернативну (невійськову) службу; 

 

4) розірвання трудового договору з ініціативи працівника, з ініціативи власника або уповноваженого ним органу, або на вимогу профспілкового, чи іншого уповноваженого на представництво трудовим колективом органу; 

 

5) переведення працівника за його згодою на інше підприємство, в установу, організацію або перехід на виборну посаду.

 

     Зміна підпорядкованості підприємства, установи, організації не припиняє її трудового договору.

У разі зміни власника підприємства, а також у разі його реорганізації (злиття, приєднання, поділу, виділення, перетворення) дія трудового договору працівника продовжується.

 

    Припинення трудового договору з ініціативи власника або уповноваженого ним органу можливе лише у разі скорочення чисельності або штату працівників.

     Працівник має право розірвати трудовий договір, укладений ним на невизначений строк, попередивши про це власника або уповноважений ним орган письмово за два тижні.

   

     Трудовий договір, укладений на невизначений строк, а також строковий трудовий договір до закінчення строку його чинності можуть бути розірвані власником або уповноваженим ним органом лише у випадках:

 

 1) змін в організації виробництва і праці, зокрема ліквідації, реорганізації, банкрутства або перепрофілювання підприємства, установи, організації, скорочення чисельності або штату працівників; 

 

 2)    виявленої невідповідності працівника займаній посаді або виконуваній роботі внаслідок недостатньої кваліфікації або стану здоров'я, які перешкоджають продовженню цієї роботи; 

  

3)систематичного невиконання працівником без поважних причин обов'язків, покладених на нього трудовим договором або правилами внутрішнього трудового розпорядку, якщо до працівника раніше застосовувалися заходи дисциплінарного чи громадського стягнення; 

  

4)   прогулу (зокрема відсутності на роботі більше трьох годин протягом робочого дня) без поважних причин; 

  

5) нез'явлення на роботу упродовж більш як чотирьох місяців поспіль внаслідок тимчасової непрацездатності, не рахуючи відпустки з вагітності і пологах, якщо законодавством не встановлений триваліший строк збереження місця роботи (посади) за певного захворювання. За працівниками, які втратили працездатність у зв'язку з трудовим каліцтвом або професійним захворюванням, місце роботи (посада) зберігається до відновлення працездатності або встановлення інвалідності; 

 

 6)  поновлення на роботі працівника, який раніше виконував цю роботу;

 

7) появи на роботі в нетверезому стані, у стані наркотичного або  токсичного сп'яніння; 

  

8) вчинення за місцем роботи розкрадання (зокрема дрібного) майна власника, встановленого вироком суду, що набрав законної сили, чи постановою органу, до компетенції якого входить накладення адміністративного стягнення або застосування заходів громадського впливу.

 

   Особливою формою трудового договору є контракт, спрямовування якого створювати умови для виявлення ініціативи та самостійності працівника.

    

 *      *     * 

       

     Контракт - це правовий документ, що засвідчує певну домовленість між підприємством, організацією чи установою й працівником про умови спільної виробничої й творчої діяльності, обумовлену певним терміном.

 

     Реквізити контракту:

 

    - Назва документа із стислим обгрунтуванням його призначення (на виконання обов'язків, на управління підприємством тощо).

     - Дата й місце підписання.

     - Орган, що наймає працівника.

     - Посада, прізвище, ім'я та по батькові того, кого наймають. 

     - Текст.

     - Підписи сторін-укладачів контракту.

     - Печатка.

 

     Порядок укладання контракту.

     Контракт укладається у письмовій формі. Його підписують роботодавець та працівник, якого наймають на роботу за контрактом.

 

     За згодою працівника копію укладеного з ним контракту може бути передано профспілковому чи іншому органові, уповноваженому працівником представляти його інтереси, для здійснення контролю за додержанням умов контракту. 

 

 

     Усі умови контракту обов’язково погоджують сторони. Документ оформлюють у двох примірниках, що мають однакову юридичну чинність і зберігаються у кожної із сторін контракту.   

     

     Контракт набуває чинності з моменту його підписання або з дати, обумовленої сторонами у контракті.

 

Контракт може бути змінений тільки за угодою сторін, складеною  у письмовій формі.

 

Контракт є підставою для видання наказу про прийняття працівника на роботу з дня, встановленого у контракті за угодою сторін.

 

  Структура тексту контракту

 

1.   Загальні положення.

2.   Обов’язки сторін, де зазначаються:

-    основні характеристики роботи, яку виконувати працівник, та вимоги до  рівня й терміну її виконання, дотримання правил охорони праці;

 

- зобов’язання підприємства щодо організації виробничого процесу, обладнання робочого місця, організації підвищення рівня кваліфікації працівника. Окремим пунктом може бути передбачено додаткові пільги, компенсації, якщо умови роботи шкідливі.

 

3. Робочий час, де визначено умови роботи (неповний робочий день, погодинна робота, неповний робочий тиждень тощо). Може наводитися конкретний графік роботи на певний термін.

4. Оплата праці та соціально-побутове забезпечення працівника, де зазначаються:     

 

-       посадовий оклад (тарифна ставка) за певний період;

-       надбавка та інші виплати;

-       компенсація у разі використання працівником власного автомобіля для службових поїздок;

-  щорічна оплачувана відпустка (кількість робочих днів): основна та додаткова. Може вказуватися матеріальна допомога до щорічної відпустки;

-       додаткові пільги, гарантії, компенсації.

 

5.  Відповідальність сторін, вирішення суперечок, де зазначається:

 

-       яку відповідальність несуть сторони у разі невиконання чи неналежного виконання обов’язків;

-        порядок вирішення суперечок відповідно до чинного законодавства;

 

6.   Зміни, припинення та розірвання контракту, де зазначається:

 

-        як можуть вноситися зміни та доповнення до контракту;

-        дострокове розірвання контракту;

-        припинення дії контракту.

 

     Контракт повинен передбачити зобов’язання роботодавця щодо компенсації моральної та матеріальної шкоди, заподіяної працівникові у разі дострокового розірвання контракту.

 

     Термін дії та інші умови контракту.  Контракт може бути укладено на термін до 7 років, але не менше ніж на 1 рік.

         

Фахівці з проблем ділового мовлення визначають таку відмінність між контрактом і трудовим договором:

 

Контракт

Трудовий договір

можуть визначатися додаткові підстави припинення та розірвання контракту, не передбачені чинним законодавством; надання відпустки працівникові може визначатися на розсуд керівника;     укладають на певний термін (від року до п'яти); можуть застерігатися наслідки (додаткові гарантії та компенсації моральної та матеріальної шкоди) дострокового припинення контракту з незалежних від працівника причин.

підстави припинення і розірвання трудового договору відповідно до чинного законо-давства; надання відпустки працівникові за встановленим графіком; укладають на період виконання певної роботи; на невизначений термін (безстроковий трудовий договір).

 

 

     Умови контракту, які погіршують становище працівника порівняно з чинним законодавством, угодами   

і колективним договором, вважаються недійсними.

 

 

*      *     *

 

     Трудова угода -  це документ, яким регламентуються стосунки між установою і позаштатним працівником, коли в організації бракує фахівців з певної галузі.

 

     Трудова угода, укладена зі штатним працівником, визначає коло його доручень, які виходять за межі безпосередніх службових обов’язків.

 

Реквізити:

1.      Назва виду документа.

2.      Заголовок.

3.      Місце укладання.

4.      Дата.

5.      Текст з переліком повноважень і зобов’язанням сторін.

6.      Юридичні адреси сторін.

7.      Підписи.

8.      Печатка установи.

 

     Трудова угода укладається у двох примірниках, один з яких передається виконавцеві, а другий зберігається  в організації.

 

 

     УСПІХІВ У НАВЧАННІ!

________________________________________________________

     

 

     24 березня 2020 р. 

 

     Минулого заняття Ви отримали завдання  

 

ПРАКТИЧНА РОБОТА

Складання та оформлення документів щодо особового складу

 

     Прошу прозвітувати про виконання завдання за посиланням allaglobilcenko@gmail.com

 

 

     Сьогодні на занятті опрацьовуємо тему "Резюме".

 

     Завдання: 

     1. Опрацюйте запропонований матеріал. 

     1. Законспектуйте за самостійно складеним планом.

           

    Резюме — це документ, у якому подають короткі відомості про навчання, трудову діяльність і професійні успіхи та досягнення особистості, яка його складає. Резюме ще називають CV («сі-ві», curriculum vital, що латиною означає «шлях життя»). Якщо автобіографія чітко констатує факти та описує певні етапи життєвих періодів, то резюме, окрім цього, має ще й «похвалити» того, від чийого імені воно написане. Мета резюме — привернути увагу до себе у той момент, коли його читають уперше, бо ж найважливішою метою написання резюме є успішне та бажане працевлаштування. Проте не варто забувати, що похвали мусять бути виваженими, об’єктивними та правдивими. Якщо, наприклад, ви написали, що є комунікабельним та легко працюєте у великому колективі, і посаду з відповідними аспектами вам таки запропонують, але потім (у  разі неправдивих свідчень) виявиться, що ви панічно боїтеся великої кількості людей та із надзвичайними зусиллями йдете на комунікативний контакт,  — ця робота залишиться за вами ненадовго. Узагалі не встановлено якихось суворих вимог до розташування реквізитів резюме, утім, існує певний набір найпоширеніших реквізитів резюме:

1) назва документа;

2) текст, що містить такі дані: — прізвище, ім’я та по батькові особи, яка складає резюме (у родовому відмінку); — дату й місце її народження; — домашню адресу та номер телефону; — сімейний стан; — мету складання документа; — освіту; — досвід роботи; — знання мови 3) дата; 4) підпис. Резюме може також містити: — короткий опис кваліфікації; — відомості про громадську діяльність; — відомості про членство у професійних об’єднаннях; — інформацію про відбування військової служби; — зазначення можливості відрядження, ненормованого робочого дня; — відомості про рекомендації (від кого можна отримати характеристику). Загалом варто дотримувати міри, подаючи додаткову інформацію в резюме. Розрізняють два стилі викладу інформації в резюме: — європейський (британський); — американський. Особливістю європейського стилю викладу є те, що подають відомості про дату й  місце народження, родинний стан та використовують хронологічний порядок викладу інформації про освіту та досвід роботи. Американський «стандарт» вимагає зворотного порядку: спочатку називають посаду, яку ви обіймаєте зараз, а потім інші посади, які ви обіймали до цього.

     У світовій практиці застосовують ще один тип структурування інформації в резюме — функціональний, коли групування інформації про досвід роботи дають за основними напрямками, зосереджуючи головну увагу на професійних досягненнях. Функціональним резюме послуговуються рідше, але воно може викликати неабиякий інтерес у роботодавця. Основна вимога до резюме — вичерпність потрібних відомостей і лаконізм викладу.                   У фірмах, інституціях, агенціях, установах зазвичай здійснюється комп’ютерне вивчення резюме, що полягає у виділенні головних (стрижневих слів): назв компаній, фірм, посад, стажу роботи, здобутої освіти. Комп’ютер «переглядає» резюме кожного із претендентів на вакантну посаду й відповідно до кількості знайдених стрижневих слів надає йому певний порядковий номер. Щоби досягти успіху, під час складання резюме рекомендують дотримувати таких правил:

1. Формулюйте свою думку зрозуміло, чітко, дохідливо.

2. Намагайтеся вжити якомога більше фахових слів, що відповідають посаді, на яку ви претендуєте. Під час комп’ютерного вивчення дієслова не читають, а враховують іменники, що є назвами посад, та професійні терміни.

3. Для кожного конкретного конкурсу складайте окреме резюме.

4. Намагайтеся не вживати таких слів, як я, ми. Замість них вживайте на початку речення активні дієслова: організував, створив, керував, вивчав, обізнаний з.

5. Не надсилайте своєї фотокартки, якщо цього спеціально не передбачено.

6. Не вказуйте розмір заробітної плати й особисті відомості.

7. Намагайтеся формулювати текст так, щоб за обсягом він не перевищував однієї сторінки.

8. Зовнішнє оформлення резюме має забезпечити максимально комфортне його прочитання. Обов’язково виділіть необхідні заголовки.

9. Для передруку резюме використовуйте якісний папір стандартного розміру (у жодному разі не крейдяний).    Якщо ви обіймаєте не надто високу посаду, то під час складання резюме краще зосередитися на широкому досвіді роботи й набутих навичках. Пам’ятайте, що із тексту резюме має вимальовуватися образ автора — досвідченого, надійного, чесного працівника.

     Завдяки вдало написаному резюме ви матимете можливість на інтерв’ю, тобто особисту зустріч із роботодавцем чи його представником, але не роботу. Отже, ваша основна мета — домогтися того, щоб у  роботодавця з’явилося бажання зустрітися з  вами особисто. Резюме в цій ситуації визначить стиль і форму майбутньої співбесіди, оскільки інтерв’юер, готуючись до бесіди, орієнтуватиметься на запропоновану вами інформацію. Резюме має бути лаконічним, правдивим і вичерпним. Якщо ви звертаєтеся з приводу конкретної посади, то в резюме все має бути орієнтовано на цю посаду.

     Складаючи резюме, ви маєте виокремлювати не  те, що ви хочете отримати і що вас цікавить особисто, а те, що ви можете запропонувати роботодавцеві, окремо відзначивши, яку користь матиме фірма від вас, чому саме ви є найкращою кандидатурою на заміщення вакантної посади. 

   Мовні формули, що вживають під час укладання резюме: маю п’ятирічний досвід роботи з маю науковий ступінь кандидата (доктора) економічних наук де повною мірою зможу застосувати свої знання, розкрити свій творчий (професійний) потенціал підвищення професійного рівня зацікавлений у перспективі зростання бути працівником стабільної установи професійно зростати й самовдосконалюватися організаційні вміння й навички неодноразово брав участь у  веденні переговорів, організації презентацій досконало володію морально стійкий за сумісництвом працював (виконував обов’язки) можу працювати самостійно і в колективі на громадських засадах брав участь укладання контрактів і звітів можу здійснювати синхронний переклад під час ділових зустрічей, письмовий переклад документів координування й планування роботи відділу розподіл обов’язків досвідчений користувач захоплююсь туризмом 

 

     Домашнє завдання:  Ознайомтесь (з будь-якого інтернет-джерела) зі зразком оф0рмлення резюме і складіть власне.

 

     Прозвітуйте про виконання завдання  за послання  allaglobilcenko@gmail.com (до початку наступного заняття).

 

     БАЖАЮ УСПІХІВ!

 

 ______________________________________________________

 

             20 березня 2020 р.

 

              Минулого разу ви отримали завдання опрацювати теоретичний матеріал з теми "Особисті офіційні документи". Сьогодні пропоную вам, за опрацьованим самостійно матеріалом, виконати такі завдання. Оформіть роботу на аркуші А4 (як практичну роботу).

 

             За потреби, скористайтесь теоретичним матеріалом, поданим після завдань.

 

ПРАКТИЧНА РОБОТА

Складання та оформлення документів щодо особового складу

 

Завдання 1.  Розташуйте у правильній послідовності основні реквізити автобіографії. За потреби, додайте відсутній реквізит.

Назва виду документа;  дата написання;  прізвище, ім’я по батькові;  дата народження; відомості про навчання;  відомості про трудову діяльність; підпис автора.

 

Завдання 2.  Складіть та оформіть автобіографію, відповідно до  вимог.

Завдання 3. Виберіть із наведених реквізитів ті, з яких складається заява. За потреби,  додайте відсутній реквізит.

Індекс, гриф затвердження, назва виду документа, порядковий номер документа, місце укладання,  текст,  заголовок до тексту,  гриф погодження,  дата написання,  підпис,  печатка.

 

Завдання 4.  Укажіть, з яких структурних елементів складається текст заяви.

Завдання 5.  З’ясуйте, за якої умови у тексті заяви наявний реквізит «Додаток».

Завдання 6. Складіть та оформіть заяву про працевлаштування.  Посаду оберіть самостійно.

 

 

Завдання 7. З’ясуйте, чи відповідає запропонований зразок документа правилам  його оформлення. За потреби, виправте помилки.

 

 

ХАРАКТЕРИСТИКА   Василишин Ілля Романович навчається на ІІ курс відділення «Природокористування». За період навчання виявив достатній рівень знань с дисциплин загальносвітнього та професійного циклаів. Ввічливий. Тактовний. Товариський.            21.04.2019                                                          (подпись)

 

 

 

 

ТЕОРЕТИЧНИЙ МАТЕРІАЛ

 

 

     Автобіографія -       це документ, у якому особа, яка складає його, повідомляє факти своєї біографії.

 

     Основна вимога до такого документа – досягти вичерпності потрібних відомостей і лаконізму викладу.

 

     Реквізити:

-       Назва виду документа.

-       Прізвище, ім’я, по батькові.

-       Дата народження.

-       Місце народження (місто, село, селище, район, область, країна).

-       Відомості про навчання (повне найменування всіх навчальних закладів, у яких людина вчилася).

 

-       Відомості про трудову діяльність (стисло, у хронологічній послідовності назви місць роботи й посад).

 -       Відомості про громадську роботу (всі її види).

-       Короткі відомості про склад сім’ї (батько, мати, чоловік, дружина, діти): рік народження, професія, місце роботи кожного члена родини.

 

-       Дата написання.

-       Підпис автора.

     Заголовок «Автобіографія» пишеться посередині рядка, крапка після нього не ставиться. Кожне нове повідомлення слід починати з абзацу. Дата написання ставиться ліворуч, підпис автора – праворуч. Зазвичай автобіографія пишеться у вигляді розповіді, з елементами опису й характеристикою згадуваних у ній людей.

 

     Автобіографія – обов’язковий документ особової справи працівника. 

 

 

    Заява -       це документ, який містить прохання або пропозицію однієї чи кількох осіб, адресовану установі або посадовій особі.

 

     Реквізити:

-     Адресат – назва професії, місце роботи, вчене звання, прізвище й ініціали керівної особи, на чиє ім’я подається заява (в Д. в.).

 

-      Адресант – назва професії, місце роботи , прізвище, ім’я й по батькові, адреса (для зовнішніх заяв) особи, яка подає заяву (в Р. в.).

 

-       Назва виду документа (заява), що пишеться посередині рядка з великої літери.

 

-       Текст заяви, в якому чітко викладається прохання з коротким його обґрунтуванням.

 

-    Додатки. До складної заяви подаються відомості про те, які саме документи подано до заяви на підтвердження правомірності висловленого в ній прохання.

 

-       Дата написання (ставиться ліворуч).

-       Підпис особи, яка писала заяву (ставиться праворуч).

     За місцем виникнення розрізняють заяви внутрішні й зовнішні, які надходять  від організацій, установ (службові) та окремих осіб (особисті).

     У зовнішній особистій заяві обов’язково зазначається повна домашня адреса, а у службовій – повна поштова та юридична адреса установи, підприємства. У внутрішній заяві визначені вище вимоги не обов’язкові.

     Заяву пишуть власноручно в одному примірнику, іноді заповнюють  у вигляді бланка.

     Текст заяви має таку структуру:

1.    Прохання (висновок).

2.    Обґрунтування прохання (докази) – для заяв про звільнення, переведення.

     Текст заяви розпочинається без звертань з викладу прохання:  Прошу…

 

     Додатки до заяви оформлюються так:

 

     До заяви додаю (додаток):

1.     Копію диплома про вищу освіту (на одній сторінці в одному примірнику).

2.     Трудову книжку.

3.     Особовий листок з обліку кадрів – 1 прим.

 

     Або: До заяви додаю довідку про стан здоров’я.

 

     Підпис заявника не розшифровується. Не можна також замість підпису записувати прізвище.

 

 

     Якщо заява адресується до тієї ж організації, де працює автор, не треба зазначати адресу, паспортні дані,    а достатньо назвати посаду та місце роботи (структурний підрозділ). 

 

 

     Характеристика -   це документ, у якому дається оцінка ділових та моральних якостей працівника.

 

     Реквізити:

 

1.    Назва виду документа (характеристика).

2.   Заголовок. Анкетні дані (прізвище, ім’я, по батькові, посада / вчений ступінь і звання, якщо вони є, рік народження, освіта, місце проживання (якщо треба) – справа у стовпчик.

 

3.    Текст, який містить такі відомості:

 

-      трудова діяльність працівника (з якого часу в цій установі, на якій посаді);

-    ставлення до службових обов’язків та трудової дисципліни (вказуються найбільш значущі досягнення, заохочення та покарання);

-       моральні якості (риси характеру, ставлення до інших членів колективу);

-       висновки;

-       призначення характеристики (при потребі.

 

4.      Дата складання.

5.      Підпис керівника установи (при потребі – інших відповідальних осіб).

6.      Печатка.

 

Текст викладається від третьої особи.

     Характеристика оформляється на стандартному аркуші паперу. Документ видається на руки працівникові або надсилається до установи, підприємства, що його вимагали.

 

 

 

 

ХАРАКТЕРИСТИКА                       Василишина Іллі Романовича,           1999 р. народження, студента …   Василишин І. Р. навчається _______________________________________ _______________________________________________________________ (Кожне нове повідомлення пишеться з абзацу)       29.03.2019                          (підпис)                      Розшифрування підпису       Печатка